Polityka prywatności

Niniejsza polityka prywatności wyjaśnia, jak Xaltum sp. z o.o. sp. k. przetwarza dane osobowe osób odwiedzających serwis xaltum.pl oraz kontaktujących się z nami. Zależy nam, aby Twoje dane były bezpieczne, a sposób ich wykorzystania jasny i zrozumiały.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Xaltum sp. z o.o. sp. k. z siedzibą w Poznań (61-028), ul. Warszawska 53, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001049654, NIP 7792388531, REGON 301677296.

Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych:

• e-mail: biuro@xaltum.pl
• telefon: +48 783 884 445
• adres korespondencyjny: ul. Warszawska 53, 61-028 Poznań

Nie powołaliśmy inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych możesz kontaktować się bezpośrednio z administratorem, korzystając z danych powyżej.

2. Jakie dane przetwarzamy

Dane, które podajesz nam samodzielnie:

• imię, numer telefonu, adres e-mail,
• treść wiadomości oraz informacje o Twojej sprawie i szkodzie,
• dokumenty i pliki przesyłane do analizy (na przykład decyzje ubezpieczyciela, kosztorysy, zdjęcia szkody) – mogą one zawierać dodatkowe dane osobowe.

Dane zbierane automatycznie podczas korzystania z serwisu:

• adres IP, informacje o urządzeniu, przeglądarce i systemie operacyjnym,
• dane o sposobie korzystania ze strony (odwiedzane podstrony, czas, kliknięcia),
• identyfikatory plików cookies i podobnych technologii.

Jeżeli przesyłane przez Ciebie dokumenty zawierają dane szczególnej kategorii (na przykład dane o stanie zdrowia przy szkodach osobowych), przetwarzamy je wyłącznie w celu obsługi Twojej sprawy – na podstawie Twojej zgody oraz w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 9 ust. 2 lit. a oraz lit. f RODO).

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• Kontakt zwrotny i odpowiedź na zapytanie – art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO (podjęcie działań na Twoje żądanie oraz nasz prawnie uzasadniony interes w obsłudze zapytań).
• Analiza i wycena szkody oraz realizacja usługi – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem).
• Wypełnienie obowiązków prawnych, w tym podatkowych i rachunkowych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Marketing własnych usług, w tym remarketing i personalizacja reklam – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda na pliki cookies marketingowe) oraz lit. f RODO.
• Statystyka i analityka korzystania z serwisu – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda na cookies analityczne) oraz lit. f RODO.
• Zapewnienie bezpieczeństwa serwisu i ochrona przed nadużyciami, w tym mechanizm Google reCAPTCHA – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4. Pliki cookies i podobne technologie

Serwis korzysta z plików cookies oraz podobnych technologii. Dzielimy je na:

• niezbędne - konieczne do działania strony i formularzy, działają zawsze,
• analityczne - pomagają zrozumieć, jak korzystasz ze strony,
• marketingowe - służą do wyświetlania dopasowanych reklam i mierzenia ich skuteczności.

Cookies analityczne i marketingowe uruchamiamy dopiero po wyrażeniu przez Ciebie zgody w banerze cookies. Zgodę możesz w dowolnej chwili zmienić lub wycofać w ustawieniach zgód cookies, a także w ustawieniach swojej przeglądarki. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

5. Narzędzia zewnętrzne, z których korzystamy

W serwisie korzystamy z usług dostawców zewnętrznych. Każdy z nich przetwarza dane zgodnie z własną polityką prywatności:

• Google Analytics oraz Google Tag Manager (Google Ireland Ltd.) – analityka ruchu i statystyka korzystania z serwisu.
• Google Ads - prowadzenie kampanii reklamowych i remarketing.
• Google reCAPTCHA - ochrona formularzy przed spamem i nadużyciami.
• Meta Pixel (Meta Platforms Ireland Ltd.) – mierzenie skuteczności reklam na Facebooku i Instagramie oraz remarketing.
• Microsoft Clarity (Microsoft) – analiza zachowań użytkowników na stronie, w tym mapy ciepła i nagrania sesji w formie zanonimizowanej.

Narzędzia analityczne i marketingowe działają po wyrażeniu zgody na odpowiednie pliki cookies. Mechanizm reCAPTCHA, służący bezpieczeństwu formularzy, działa na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu.

6. Odbiorcy danych

Twoje dane możemy przekazywać:

• dostawcom usług IT, hostingu serwisu oraz poczty elektronicznej,
• dostawcom narzędzi analitycznych i marketingowych wskazanych powyżej (Google, Meta, Microsoft),
• biuru rachunkowemu oraz doradcom, w tym prawnym i podatkowym,
• współpracującej kancelarii prawnej Barczak Rozpara – w zakresie niezbędnym do prowadzenia Twojej sprawy,
• podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa.

Podmioty te przetwarzają dane na nasze zlecenie, na podstawie umów powierzenia przetwarzania, albo jako odrębni administratorzy.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy (Google, Meta, Microsoft) mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych. Przekazywanie odbywa się na podstawie odpowiednich zabezpieczeń, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej o adekwatności (Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych, zgodnie z art. 46 RODO. Na żądanie udostępnimy informację o stosowanych zabezpieczeniach.

8. Jak długo przechowujemy dane

• dane z zapytań, które nie doprowadziły do współpracy – do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu,
• dane związane z realizacją usługi – przez czas trwania współpracy, a po jej zakończeniu przez okres przedawnienia roszczeń,
• dane w dokumentacji księgowej – przez okres wymagany przepisami prawa (co do zasady 5 lat),
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania,
• dane z plików cookies – przez okres określony dla danego pliku cookie lub do wycofania zgody.

9. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania (poprawienia) danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec marketingu,
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

Aby skorzystać ze swoich praw, napisz na biuro@xaltum.pl. Masz również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeśli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy.

10. Profilowanie i decyzje automatyczne

W ramach narzędzi marketingowych Twoje dane mogą być profilowane w celu dopasowania wyświetlanych reklam. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.

11. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do obsługi zapytania i realizacji usługi. Bez numeru telefonu lub adresu e-mail nie będziemy mogli się z Tobą skontaktować ani przygotować analizy sprawy.

12. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, aby chronić Twoje dane przed utratą, nieuprawnionym dostępem i ujawnieniem. Obejmują one między innymi szyfrowanie połączenia (SSL), kontrolę dostępu do danych oraz przechowywanie dokumentów w sposób ograniczający dostęp do osób prowadzących sprawę.

13. Zmiany polityki prywatności

Politykę prywatności możemy aktualizować, na przykład w związku ze zmianą przepisów lub używanych narzędzi. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, wraz z datą ostatniej aktualizacji.